Il y a toujours une solution

Pour démarrer nos opérations en Chine je n’ai pas voulu créer tout de suite une société qui pour les étrangers s’appellent « WOFE » (Wholly Own Foreign Enterprise). J’ai préféré un simple Rep Office pour deux raisons:

  • La création et surtout la gestion au quotidien d’un WOFE, sont lourdes et nécessitent un capital en numéraire d’un minimum de 1 M de RMB (128 K Euros à ce jour) si vous voulez avoir plus de droits tels qu’employer des étrangers et faire des virements en devises hors de Chine (obligation d’obtenir une Trading Business Licence).
  • Tous nos clients sont occidentaux puisque notre métier est de les aider à se développer en Chine. Donc dans un premier temps nous continuons de facturer nos clients à partir de notre société française.

Mais un an après, les affaires allant bien, nous optons pour le modèle WOFE.

Bureau CadastrePour créer son Rep Office, il est d’abord nécessaire de trouver un local à louer. Dans chaque local il n’est légalement pas possible d’héberger plus d’une seule entité juridique, donc impossible de sous-louer un espace auprès d’une société déjà présente. Après avoir visité plusieurs locaux dans des immeubles habilités à recevoir des entreprises étrangères, nous décidons de nous installer au centre de l’ex concession française, dans le vieux Shanghai appelé Puxi, beaucoup plus agréable que le nouveau district de Pudong avec ses immenses tours et ses larges avenues. En ce 21 juin 2004, nous signons le contrat de location avec le propriétaire, un Chinois – Australien, et nous rendons au Bureau du cadastre pour faire enregistrer notre contrat de location. Cet enregistrement est indispensable pour pouvoir continuer les démarches nécessaires à la création du Rep Office auprès d’une autre administration que l’on va appeler le Bureau des Enregistrements.

Notre assistante, le propriétaire du local, et moi-même arrivons au Bureau du cadastre en pleine confiance car nous étions en possession de tous les documents requis et nous pensions en avoir pour seulement dix minutes. Les documents requis sont nos passeports, le contrat de location, le titre de propriété, et d’autres documents prouvant que nous sommes en création de notre Rep Office.
Il faisait beau, pas de pollution, la température était de 30 degrés, nous avions tous les papiers, tout va pour le mieux.

Le Bureau du cadastre est en fait un hall avec une dizaine de guichets. Nous prenons un ticket puis après trente minutes d’attente, notre tour arrive enfin. Le préposé du cadastre nous dit gentiment que pour enregistrer notre location il faut lui fournir le document qui prouve que nous avons créé notre Rep Office auprès du Bureau des Enregistrements.
Vous avez bien compris : Pour créer le Rep Office, le Bureau des Enregistrements nous réclame la preuve de l’enregistrement du local auprès du Bureau du cadastre, mais pour obtenir ce document de la part du Bureau du cadastre il nous faut la preuve de la création du Rep Office par le Bureau des Enregistrements…

Nous expliquons gentiment au préposé du cadastre que nous sommes bien embêtés car pour lui donner la preuve de la création de notre Rep Office de la part du Bureau des Enregistrements il nous faut d’abord qu’il nous donne le document prouvant que nous avons bien enregistrés nos locaux. Malgré sa meilleure volonté il ne peut hélas rien faire pour nous car il doit suivre les règles en vigueur.

Nous voilà bien embarrassés. Face à cette situation de blocage je m’adresse à ma collègue chinoise et au propriétaire pour leur demander quoi faire. Tous deux me répondent : « Pas de souci, nous allons trouver une solution ». Rappelez vous de cette remarque car vous l’entendrez tous les jours en Chine et elle s’avère vraie. Nous sommes dans la rue, je prends la remarque avec le sourire et profite de leur temps de réflexion pour observer la vie des habitants. C’était mon premier jour en Chine et beaucoup de gens vivent dehors, c’est très intéressant à observer, et souvent amusant.

Effectivement, au bout de 10 minutes de réflexion, ma collaboratrice et le propriétaire ont trouvé une solution. Elle consiste à se rendre chez un notaire qui accepte de rédiger un document certifiant que nous avons bien créé notre Rep Office, et qu’il suffira de présenter au Bureau du cadastre. Légalement, le certificat d’un notaire est indiscutable et sera accepté par l’agent du Bureau du cadastre. Nous partons chez un premier notaire proche de notre local et lui expliquons notre affaire. Manque de chance, le notaire refuse de produire un tel document.
Notaire2Nous redescendons dans la rue et mes deux Chinois réfléchissent encore pour « trouver une solution ». Tous deux s’affairent à passer des coups de fil à leurs « relations » et au bout de quinze minutes, miracle, une de leurs relations nous recommande son notaire qui est une de ses bonnes relations. Le lendemain nous nous rendîmes chez ce deuxième notaire et heureusement, cette fois il s’agissait bien d’une bonne relation. Ce dernier accepte, moyennement un montant très raisonnable, de nous rédiger le document. Ce mot « relation » que je répèterai sans arrêt va certainement vous exaspérer mais c’est cela la Chine, tout n’est qu’affaire de relations.

Pour la petite histoire, je me suis fais chasser du bureau du deuxième notaire par ma collègue chinoise car je suis étranger et donc  » je ne comprends pas « . Ils sont très protecteurs, nationalistes, et fiers de leur pays, alors dès que l’on affaire avec le gouvernement, les étrangers ne sont pas forcément désirés. Cela ne me gêne pas du tout, pourvu que la solution trouvée soit effective. Ce fut le cas, nous retournons sur le champ au Bureau du cadastre qui en moins de cinq minutes nous donne le certificat d’enregistrement de nos bureaux.

En conclusion de ce premier jour en Chine, j’avais déjà appris deux choses importantes et très utiles pour l’avenir :

  • Faites confiance à vos partenaires ou employés Chinois, ils trouvent toujours une solution à chaque problème, même à ceux qui vous paraissent inextricables. Et surtout ne vous en mêlez pas !
  • Avoir de bonnes relations (Guanxi) est absolument indispensable.

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