Le Bureau des Finances

Le 12 octobre 2011 quelqu’un frappe à la porte du bureau. Un collègue va ouvrir la porte et sans y être invité, un monsieur pénètre dans notre bureau sans même dire bonjour et va directement auprès de notre Assistante, comme s’il connaissait les lieux. C’est un petit bonhomme qui ne paie pas de mine, je n’y prête pas attention me disant que c’est encore un vendeur de n’importe quoi. Et bien non, ce monsieur à l’allure très ordinaire allait nous faire subir les ennuis les plus terribles de la vie de notre société.

Immédiatement il tend une carte à notre assistante et seulement après une minute de monologue il lui demande une copie de notre comptabilité sur une clé USB ! Je n’avais pas encore ouvert la bouche que ma collègue avait déjà lu dans mes yeux que j’allais demander quelques explications à ce monsieur. Elle ne m’a donc pas laissé le temps de parler et me dit qu’il s’agit d’un employé du Bureau des Finances qui vient contrôler notre comptabilité.
Je connais le Bureau des Finances, nous avons déjà eu affaire à eux mais ils ne viennent jamais au bureau contrôler notre comptabilité. Jusqu’à maintenant ce Bureau a pour unique fonction de contrôler ce que nous faisons de notre argent. Oui, il existe en Chine une administration qui contrôle l’usage que vous faites de votre argent ! Une fois ils ont convoqué notre assistante pour lui demander la raison pour laquelle avec un collègue je me suis déplacé à Pékin pour seulement trois heures. Ils lui ont demandé qu’est ce que nous faisons, ou plutôt trafiquons, qui sommes nous allés voir, etc. Pour eux ce n’est pas normal de dépenser deux billets d’avions pour passer seulement trois heures à Pékin.
Vu l’attitude respectueuse de l’assistante et de mes collègues envers ce monsieur, je ne dis rien et retourne à ma place travailler.

Le lendemain, l’assistante s’exécute et part au Bureau des Finances avec dans son sac à main une clé USB qui contient toute notre comptabilité. Deux heures après elle revient un peu déçue. Le Bureau des Finances refuse notre comptabilité car nous n’utilisons pas le logiciel comptable développé par une société chinoise du nom de Kingdee. Bon, nous sommes en Chine, il faut accepter d’acheter le logiciel des copains, puis durant quelques jours, notre comptable transfère notre comptabilité sur ce logiciel.

La semaine suivante, fière du travail réalisé avec notre comptable, notre assistante retourne au Bureau des Finances avec notre comptabilité au format Kingdee enregistrée sur sa clé USB. Mais deux heures après elle revient au bureau, encore une fois déçue. Elle tient à la main un document imprimé sur lequel est indiqué quelques problèmes découverts dans notre comptabilité. Nous appelons sur le champ la comptable qui procède aux modifications demandées.
Deux jours se passent, l’assistante retourne au Bureau des Finances et revient deux heures après, toujours aussi déçue avec en main un nouveau document sur lequel figure encore des problèmes. Parmi les problèmes il y en a un qui revient tout le temps : Nous n’avons pas déclaré de compte bancaire en devises étrangères dans notre comptabilité, et le Bureau des Finances s’est mis dans la tête qu’il nous en fallait un, même si nous n’en n’avons pas besoin. Les autres problèmes sont très variés et toujours différents.

La comptable, après beaucoup de manipulations, arrive à déclarer dans notre comptabilité un compte en Euros, et notre assistante continue tous les deux à trois jours à faire des allers-retours au Bureau des Finances avec sa clé USB contenant notre comptabilité. Au bout de quelques mois et après des dizaines d’aller retours au Bureau des Finances, notre assistante revient toujours aussi déçue mais aussi de plus en plus agacée.
Nous avons tous  les problèmes possibles. Par exemple, mettre six chiffres après le point décimal. Ce changement nous a coûté deux soirées de travail entre 17 heures et minuit, à trois personnes. Une autre fois il nous a été demandé de changer tous nos libellés (nom des clients, fournisseurs, services, etc.) afin de ne pas mettre d’espace entre les mots. La comptable s’exécute et supprime tous les espaces dans les libellés. Quant au problème du compte en devises, il reste entier. A la question : « Comment faut il le déclarer », la réponse du Bureau des Finances est: « Je ne sais pas, c’est votre problème ».

Sauf que cette fois je m’inquiète et je décide d’accompagner notre assistante lors de sa prochaine visite, ce que nous faisons quelques jours plus tard. Nous montons au troisième étage d’un immeuble ancien et frappons à la porte du bureau de la personne qui nous créer tant de soucis depuis des mois. Le préposé n’est pas jeune et un peu triste comme la décoration de son bureau :-). Son travail est simple et consiste seulement à mettre notre clé USB dans ordinateur, faire « entrée », et attendre un minute que la machine imprime une page qu’il ne lit même pas et qu’il tend à notre assistante. Sur ce document figure toujours le problème du compte en devises ainsi que de nouveaux problèmes, tous aussi agaçants les uns que les autres.

Quand je lui demande pourquoi depuis neuf mois il nous crée tant de soucis, par exemple nous demander de mettre six chiffres après le point décimal. Je lui dit que notre comptabilité contient 4 chiffres après le point décimal, qu’elle est vérifiée et approuvée mensuellement par le Bureau des Taxes, puis auditée annuellement par un cabinet comptable indépendant et encore approuvée annuellement par le Bureau des Taxes. Sa réponse est simple : « Ici ce n’est pas le Bureau des Taxes, c’est le Bureau des Finances ». Notre assistante, s’apercevant que je n’étais pas content et que je risquais de dire une bêtise, écourta rapidement la visite.

J’avais compris que nous étions dans un problème sans issue, ou plutôt avec une issue sous la forme d’une enveloppe rouge…

Après cette visite, nous étions déjà au printemps 2012, les allers-retours de notre assistante se faisaient plus rares, tous les 10 jours environ, elle en avait assez. De mon coté je me suis dit que le Bureau des Finances allait bien finir par se fatiguer et arrêter de nous embêter. Mais non, un jour d’été 2012, le préposé qui était venu au bureau la première fois revint nous remettre formellement un document disant que notre comptabilité n’est toujours pas correcte et que le Bureau des Finances exige que nous nous mettions en conformité le plus rapidement possible. Oralement il rajoute le commentaire suivant : « Je dois très bientôt vous attribuer une note qui ira de A à D. Si votre note est A ou B vous serez tranquille, mais si votre note est C ou D, nos collègues d’autres Bureaux tels que le Bureau des Taxes, le Bureau du travail, etc., vont vous tomber dessus et vous aurez de gros ennuis ». A ce moment là je me sens bien seul…

J’ai demandé à d’autres comptables, un avocat, deux autres chef d’entreprises s’ils avaient vécu la même histoire et comment faire pour s’en sortir. Ils m’ont répondu que je n’avais pas de chance car le Bureau des Finances choisi chaque année au hasard une douzaine d’entreprises pour leur faire subir ce genre de contrôle, et que cette année notre société fait partie des douze élues.

Ne voulant pas rentrer dans le jeu des « enveloppes rouges », je dois trouver une solution. Facile, nous sommes en Chine, donc à nous de trouver un bon Guanxi (une bonne relation). Grâce à notre comptable, nous avons rendez-vous auprès d’une de ses amies qui est Directrice Financière dans une grande entreprise d’Etat. Plutôt qu’un simple rendez-vous, j’organise un dîner avec notre comptable, son amie, et notre assistante. Le dîner se déroule bien entendu de façon chinoise, c’est à dire que je plaisante avec la Directrice Financière, et sans oublier de lui donner la face en la flattant de temps en temps. Elle n’est pas dupe, elle a une cinquantaine d’années et elle est très intelligente, elle comprend mon jeu et s’en amuse car elle voit que le pauvre étranger que je suis s’applique du mieux que possible à respecter les règles chinoises, en particulier celle de  » lui donner la Face « . Elle sait très bien que nous avons besoin d’elle. Elle est aussi très gentille et à son tour trouve une solution qui n’est autre que d’organiser un dîner avec une de ses bonnes relations, un des Directeurs du Bureau des Taxes. Je ne comprend pas très bien puisque nos ennuis viennent du Bureau des Finances mais on me demande de ne pas chercher à comprendre et de suivre.

N’ayant aucune autre solution, je m’exécute et invite à dîner ce Directeur du Bureau des Taxes dans un très bon restaurant de Shanghai, toujours en compagnie de notre comptable, de son amie Directrice Financière, et de notre assistante. Au cours du repas nous lui expliquons nous ennuis. Il sourit, lui aussi est très sympathique et notre histoire le fait même rire beaucoup. Il nous rassure en nous disant que ceci est un tout petit problème qu’il va résoudre dès demain matin. Et ce fut vrai ! Il est intervenu car depuis ce dîner d’un jour de septembre 2012 nous n’avons plus jamais entendu parler du Bureau des Finances. Encore une fois, l’efficacité d’un bon Guanxi est prouvée !

Des histoires comme celle-ci j’en ai beaucoup. Maintenant vous comprenez pourquoi je vous recommande de commencer vos affaires en Chine au travers d’une « Filiale Virtuelle » plutôt que de créer votre propre filiale et perdre votre temps avec les multiples administrations.

 

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